INZERCIA

Registratúrou dokážu firmy obhájiť svoje práva

Registratúra je pojem, ktorý podnikatelia často nepoznajú. Prečítajte si o tejto zákonom stanovenej povinnosti viac.

Registratúra je pojem, ktorý podnikatelia často nepoznajú. Prečítajte si o tejto zákonom stanovenej povinnosti viac.

Na otázky ohľadom registratúry odpovedá pán PhDr. Rudolf Hudec, PhD. Pracuje v oblasti record a document managementu už viac ako 20 rokov. Svoje skúsenosti aplikoval pri riešení DMS a RMS projektov nielen na Slovensku, ale aj v Španielsku či Maroku.

Na Slovensku existujú dva tábory ľudí. Na jednej strane stoja tí, ktorí si myslia, že na Slovensku sa podnikať oplatí a na druhej zas skeptici, ktorí ľutujú všetkých slovenských podnikateľov. Je súčasná situácia pre podnikateľov a živnostníkov priaznivá?

Túto otázku by primárne mali zodpovedať podnikatelia. V každom prípade je neodškriepiteľným faktom, že počet podnikateľských subjektov v roku 2016 narástol o takmer 10 %.

Mnoho živnostníkov a malých podnikateľov má na začiatku vlastného biznisu veľké oči. Myslia si, že sú na všetko pripravení, ale často to tak nie je. Na čo by nemali v tejto počiatočnej fáze zabúdať?

Dobrá myšlienka je základ každého podnikateľského zámeru. Je potešiteľné, že Slováci dobrými myšlienkami disponujú v optimisticky veľkej miere a stoja za vznikom nových podnikateľských subjektov. Avšak, okrem predmetu svojho podnikania sa musia venovať aj zákonným povinnostiam, ktoré im plynú z dikcie legislatívy. Patrí medzi ne aj správa registratúry. O týchto povinnostiach, žiaľ, nie sú podnikatelia informovaní a dozvedia sa o nich, až keď ich plnenie kontroluje orgán štátneho dozoru.

Hrozia im za zanedbanie povinností sankcie?

Nerád by som v podnikateľskom prostredí spôsobil paniku. Ale áno, za povinnosti, ktoré podnikateľským subjektom ukladá zákon, a ktoré z akýchkoľvek dôvodov neplnili a neplnia, môže kontrolný orgán udeliť podnikateľom vysoké pokuty. Napríklad, ak hovoríme o správe registratúry, tak výška finančného postihu sa môže pohybovať od 1.659 eur do 33.193 eur.

Už viackrát ste spomenuli registratúru. Nie je to pojem, s ktorým sa stretávame každý deň. Vedeli by ste nám priblížiť čo znamená, a aké povinnosti z nej vyplývajú pre podnikateľov?

Laicky povedané, registratúra je súbor všetkých tlačených, elektronických, obrazových či zvukových dokumentov prijatých alebo odoslaných do organizácie, ktoré boli zaevidované v jej pošte. K ich tvorbe, evidencii, obehu, vyraďovaniu, respektíve preberaniu do archívu existuje sled právnych predpisov, s ktorými majú vlastníci registratúry problém, keďže sa jedná o zväčša im cudziu problematiku. Jej objem však obyčajne pri malých subjektoch nie je tak veľký, aby si firma mohla dovoliť zamestnať na jej riešenie špecializovaného zamestnanca.

Ďalším veľkým problémom je, že tieto subjekty sa denne musia pasovať s problémom, kde takéto dokumenty uskladňovať, aby spĺňali podmienky definované slovenskou legislatívou.

Registratúru teda tvoria rôzne typy dokumentov. Musia byť tieto dokumenty kategorizované? Majú podnikatelia povinnosť archivovať iba určitý typ dokumentov?

Registratúrne záznamy musia byť u vlastníka registratúry organizované v rámci kalendárneho roka, v ktorom boli u neho evidované. Organizujú sa do homogénnych skupín bližšie špecifikovaných v registratúrnom pláne, čo je klasifikačná schéma, ktorá určuje, aké dokumenty sú v registratúre jej vlastníka a ako dlho musí dokumenty uskladňovať pred ich zlikvidovaním alebo odovzdaním do archívu. Registratúrny plán musia vytvárať všetci vlastníci dokumentu, ktorých dokumenty majú trvalú dokumentárnu hodnotu. Týmito vlastníkmi sú prakticky všetky právnické osoby.

Musia registratúru viesť všetky podnikateľské subjekty? Existujú výnimky?

Áno, musia. Dôvodov je niekoľko. Na prvom mieste odkladanie starých papierov, ako ich mnohí nazývajú, má význam pre samotné firmy. Vďaka týmto dokumentom dokážu obrániť svoje vlastné práva na existenciu, svoj majetok, stav, oslobodenie od daní, ktoré im často pomáhajú pri odpočtoch dph, rozširovaní majetku, nezriedkavých súdnych sporoch, sporoch so štátom, ktorý veľmi nástojčivo reklamuje svoje práva najmä v daňovej a sociálnej oblasti. V poslednom rade časť dokumentov, ktoré firmy musia odkladať, sú tie, ktoré z pohľadu štátu majú význam pre poznanie jeho dejín.

Mnoho podnikateľských povinností sa viaže na určitý čas. Je zákonom stanovená dĺžka archivácie dokumentov? Je pri každom type dokumentu odlišná?

Dĺžka úschovy dokumentov v registratúre firmy je rozličná a limitujú ju jednak početné zákony (zákon o účtovníctve, zákon o verejnom obstarávaní a pod.) ako aj registratúrny plán samotnej firmy, ktorý schvaľuje príslušný archívny orgán. Napríklad účtovné uzávierky firmy sa uchovávajú 10 rokov, pričom táto lehota začína plynúť až nasledujúci kalendárny rok, kedy bola uzávierka realizovaná. Účtovné doklady sa uchovávajú päť rokov a osobné spisy zamestnancov sedemdesiat rokov od dátumu ich narodenia. Ani po uplynutí tejto lehoty však firmy nemôžu dokumenty svojvoľne vyhodiť, ale musia o ich vyradenie požiadať príslušný archívny orgán. Celá správa firemnej registratúry je behom na dlhú trať, a aby sme dobehli víťazne do cieľa, musíme preskočiť množstvo prekážok a vynaložiť veľa úsilia.

Registratúra je komplexný systém. Najmä malí živnostníci si väčšinu účtovných vecí spravujú sami. Je registratúra niečo, čo dokážu pokryť alebo musia vyhľadať pomoc odborníkov?

Pre menšie a stredné subjekty, ktoré nemajú vlastného správcu registratúry a nemajú ani vhodné priestory na uskladnenie dokumentov, je výhodnejšie, pokiaľ správu registratúry outsourcujú správcovským spoločnostiam. Tie sa špecializujú na správu registratúry. Patrí medzi ne napríklad aj bratislavský DOCKitIN. Tieto firmy umožnia vlastníkom registratúry naplno sa venovať predmetu svojho podnikania. Všetky povinnosti súvisiace so správou dokumentov až po ich vyradenie či archiváciu v štátnom archíve vykonajú za nich.

photo-article-r889_res.jpg

 

Tento text je platenou formou reklamy. Informujte o svojej firme viac ako 2 milióny čitateľov Sme.sk aj vy. Bližšie informácie nájdete TU. Kontakt: internet@petitpress.sk; tel:+421 2 59 233 227.

Prihláste sa a vložte PR článok

Najčítanejšie tlačové správy


Najčítanejšie správy na SME


Neprehliadnite tiež

Tlačové správy

4 rady pre deti a dospelých, ako sa starať o pokožku

Ľudské telo sa v priebehu života vyvíja. Najväčšie zmeny sú viditeľné u detí, ktoré sa menia doslova každým dňom.

Tlačové správy

Výstava Podoby lásky zobrazí skutočné osudy konkrétnych žien

„Dnes je Magda šťastná. Podarilo sa jej rozviesť, žije v byte, ktorý je v jej výlučnom vlastníctve.

Tlačové správy

Tohtoročné trhy pred Auparkom bude otvárať Vidiek

Vianočné trhy na námestí pred košickým Auparkom otvorí v sobotu 25. novembra známa slovenská poprocková skupina Vidiek.

Tlačové správy

Vyrábajú v malom, no presadili sa. Sessler a Farmárske lupienky

Už ich dostanete dokonca aj v Kauflande.