Formuláre, kópie, dokumenty - papier stále vládne kanceláriám. Papierové dokumenty ovládajú nielen štátne úrady, ale i súkromné firmy, banky a iné inštitúcie. Fyzickej podoby dokumentu sa pracovníci neradi vzdávajú - podľa analýzy spoločnosti Gartner priemerný zamestnanec ročne vytlačí až 400 strán a analýza spoločnosti Forrester zase hovorí o miliarde papierových kópií denne. Digitalizácia dokumentov by pritom firmám dokázala ušetriť nielen čas, ale i peniaze - účinnejšou údržbou veľkých množstiev dokumentov, optimalizáciou procesov či integráciou s inými informačnými systémami spoločnosti.
„Samotná eliminácia papiera však nestačí,“ vysvetľuje Miroslav Turčan, senior konzultant spoločnosti Atos. „Ak firma chce podstúpiť skutočnú digitálnu transformáciu, musí sa pozerať ďalej ako len na náhradu jedného média iným. Digitalizácia je len prvým krokom procesu, na konci ktorého je štandardizovaná, transparentná a auditovateľná správa celého životného cyklu dokumentov,“ hovorí odborník, ktorý sa špecializuje na systémy podnikovej správy obsahu.
Bezbolestný prechod
Dôležitým predpokladom pre úspešný prechod k digitálnej správe dokumentov je správne určenie cieľov a výber prostriedkov. Úlohu pri rozhodovaní zohráva nielen veľkosť firmy, ale i želaný výsledný stav - je rozdiel, ak firma vytvára len elektronický archív alebo či plánuje digitalizovať evidenciu pracovných postupov a výrobnej dokumentácie. Práve dôkladná vstupná analýza zabezpečí nielen to, aby sa ľudia na konci neprispôsobovali technológii, ale technológie im, ale môže ukázať i nové spôsoby získania hodnoty. Skúsený tím odborníkov dokáže zvážiť všetky pre a proti, aby bol prechod na nový systém nielen finančne výhodný, ale najmä bezbolestný.
„Prvým krokom pri digitalizácii býva zvyčajne pilotný projekt na jednom type dokumentu, na ktorom sa proces otestuje,“ vysvetľuje odborník spoločnosti Atos. „Ale pozor, digitalizácia neznamená jednoduchý sken a uloženie získaného obrázku. Z dokumentu sa pomocou rôznych moderných rozpoznávacích technológií automaticky získavajú štandardizovateľné dáta, s ktorými sa dá potom už jednoducho ďalej pracovať,“ hovorí.
Celý životný cyklus
Elektronické dokumenty sú pri správnom vedení indexované a obsahujú metadáta. Tak sa zabezpečí, že v nich možno veľmi rýchlo a jednoducho strojovo vyhľadávať. Kým pri papierových dokumentoch podľa analýzy spoločnosti IDC zamestnanci trávia týždenne niekoľko hodín hľadaním dokumentov, pri dobre spravenom elektronickom archíve je nájdenie správnej informácie otázkou okamihov. Informácie sú navyše prístupné v rovnaký čas všetkým zamestnancom podniku, ktorí k nim majú právo prístupu.
„Výhodou elektronickej správy dokumentov je úplný prehľad a starostlivosť počas ich celého životného cyklu,“ hovorí Turčan. „V každom okamihu sa dá zistiť, kde sa dokument nachádza, čo sa s ním deje, kto s ním manipuloval - od jeho príchodu do firmy, počas jeho využívania až po odchod do archívu a prípadnú skartáciu,“ popisuje výhody. Tie firmy ocenia aj pri zosúlaďovaní s novým európskym nariadením o ochrane osobných údajov GDPR.
