Ako sa mení dynamika firiem?

Po roku, keď celý svet pracoval z „home office“, sa situácia vyvíja do novej podoby fungovania firiem. Zavedenie „globálneho home office“ znamenalo na začiatku mnoho výhod pre firmy aj pre pracovníkov. Firmy pocítili zníženie prevádzkových nákladov na energie, a tým aj zníženie negatívneho vplyvu na životné prostredie. Mnoho zamestnávateľov bolo schopných sa dohodnúť s prenajímateľmi na znížení či odpustení časti nájomného. Vďaka tomu nájomníci neprišli o priestory a prenajímatelia o nájomníkov. Pracovníci využili flexibilitu pracovného času hlavne na trávenie času s rodinou a na starostlivosť o členov domácnosti. Tak ako sa spočiatku produktivita zvyšovala, po roku sa krivka postupne mení a produktivita začína aktuálne rapídne klesať. Aj z tohto dôvodu sa firmy začínajú pripravovať na „nový normál“ fungovania, tzv. hybridný model. Ide o kombináciu práce z domu a práce z kancelárie.

Home office ako trvalá súčasť pracovného života predstavuje budúcnosť chodu firiem. No nie ako jeho jediná súčasť. Rok pandémie, keď bol home office často jedinou možnosťou fungovania pracovníkov, prináša aj odvrátenú stránku tohto typu práce. Ľudia pociťujú nový druh stresu, a to nemožnosť oddelenia pracovného života od súkromného. Podľa prieskumov 7 z 10 pracovníkov hovorí, že pandémia bola z tohto hľadiska najstresujúcejším obdobím ich pracovnej kariéry. Zvyšuje sa miera vyhorenia a priemerný pracovný deň človeka sa predlžuje až o 8%, resp. 48 minút.

Zamestnanci sa chcú vrátiť do pracovného prostredia hlavne z dôvodu chýbajúcej sociálnej interakcie. Ďalšou motiváciou je pracovné prostredie bez rušivých elementov. Aj na základe týchto faktov sú si majitelia a riaditelia firiem vedomí, že home office ako jediná forma práce je trvalo neudržateľný stav. Práve preto začínajú hľadať spôsoby, ako zachovať prácu z domu a súčasne zaviesť aj prácu z kancelárie.

Návrat do kancelárií, aj keď len sčasti, je výzvou pre mnoho firiem, a to hneď z viacerých dôvodov. Primárne je to zaručenie bezpečnosti zamestnancov vo forme regulácie ich počtu na pracovisku, inštalácie dezinfekčných zariadení či zabezpečenia pravidelnej dezinfekcie priestorov. Vzhľadom na dôležitosť zachovania agilnej organizácie je dôležité, aby firmy zvážili flexibilné plány pre svojich pracovníkov. To znamená, aby dali zamestnancom na výber, kedy môžu byť fyzicky v kancelárii a kedy pracovať z domu. Tak si pracovníci vedia naplánovať plnenie svojich osobných a pracovných povinností.

Rezervácie pracovných miest, parkovacích miest a zasadacích miestností. (zdroj: Bookigy)

Kombinácia práce z domu a práce z kancelárie prináša množstvo výhod nielen pre zamestnávateľa, ale aj pre zamestnanca. Nad zavedením tejto kombinácie premýšľa stále viac a viac firiem. Z viacerých prieskumov vyplýva, že ak sa ľudia nezačnú postupne vracať do kancelárií, výrazne klesne ich produktivita a rapídne sa zvýši aj percento vyhorenia. Na druhej strane, úplný návrat do kancelárií sa zatiaľ veľmi nepredpokladá, a to hneď z dvoch dôvodov. Prvým je možná legislatívna regulácia počtu ľudí na pracovisku, druhým je záujem ľudí o návrat do kancelárie s možnosťou práce z domu jeden až dva dni v týždni. Jedno z riešení je zvolenie kombinácie home office a práce z kancelárie.

Tlačová správa spoločnosti Gartner hovorí o dôležitých bodoch pre zaradenie hybridného modelu fungovania do firmy. Jedným z týchto bodov je technológia rezervácie pracovného miesta, ktorá vie výrazne pomôcť a uľahčiť tento proces. Podstatne zautomatizuje fungovanie firmy a odbúra prípadnú administratívu spojenú so zdieľanými priestormi.

Ešte pred začiatkom pandémie sme v Unicorne identifikovali príležitosť na vytvorenie aplikácie, ktorá rieši kombináciu home office a práce z kancelárie. Aplikácia Bookigy slúži na rezervácie pracovných miest, parkovacích miest a zasadacích miestností. Je plne responzívna a ponúka funkcie, ktoré ocenia zamestnanci, manažéri aj vedúci pracovníci.

Základná funkcia rezervácie miesta je vytvorená tak, aby používateľ strávil minimum času v aplikácii. V prvom kroku si vyberie dátum a čas, následne v druhom kroku si vyberie konkrétne miesto podľa zoznamu alebo podľa mapy. Tretím krokom je výber časového slotu. Po potvrdení je rezervácia hotová. Samozrejmosťou je potvrdenie rezervácie prostredníctvom emailu. Veľkou výhodou pre zamestnancov je možnosť označiť pracovné miesto ako obľúbené. V tom prípade sa postup rezervácie ešte zefektívni a zrýchli.

Screenshot z aplikácie Bookigy. (zdroj: Bookigy)

Zamestnanci majú možnosť okrem základnej funkcie rezervácie miesta využiť aj funkciu nájdi svojho kolegu. V pracovnom prostredí, kde sa zdieľajú pracovné miesta, môže byť náročné nájsť kolegu, ktorého práve hľadáte, alebo ho len chcete pozvať na obed. Pri tvorbe Bookigy sme mysleli aj na to. Cieľom je, aby sa aj v zdieľanom priestore vedeli ľudia rýchlo stretnúť alebo nájsť.

Vedúcim pracovníkom a manažérom ponúka aplikácia Bookigy funkcie, akými sú štatistiky a prehľady, či rezervácia v zastúpení. Tá rieši zarezervovanie viacerých konkrétnych miest alebo zasadačky. Vďaka tejto funkcii si viete vopred vybrať vyhovujúce miesto a vybavenie pre váš workshop, poradu či školenie pre celý tím. Samozrejme, je možné túto funkciu využiť aj na stretnutia „one-on-one“, ako sú pohovor či individuálne stretnutie. Podľa štatistík majú vedúci pracovníci svoje tímy viac pod kontrolou a disponujú prehľadom o ich rezerváciách.

Obrovskou výhodou pre zamestnávateľov je možnosť optimalizácie operačných nákladov. Home office redukuje plochu kancelárií, ale nie počet zamestnancov. Firmy tak vedia ušetriť na operačných nákladoch zmenšením priestorov. Zároveň tým prispejú k zachovaniu ekologického prístupu k životnému prostrediu. Ďalšou veľkou výhodou je zaručenie bezpečnosti zamestnancov. Možnosť bezpečne regulovať počet zamestnancov a dodržiavanie rozostupov sú kľúčovými faktormi pri návrate do kancelárií. Bookigy umožňuje vybrať pracovné miesta, ktoré budú prístupné na rezervovanie, tak aby pracovníci sedeli v dostatočnom rozostupe. V neposlednom rade je aplikácia Bookigy nástrojom na podporu agilných tímov v plánovaní spoločnej práce. Pri súčasnej dynamike a flexibilite moderných tímov je aplikácia šikovným nástrojom na zefektívnenie fungovania.

„Bookigy, jeden z našich inovatívnych produktov, sme vyrobili na základe požiadaviek trhu. Tie sme dôkladne zmapovali a zoradili podľa užitočnosti. Vďaka tomu vznikol unikátny vyspelý produkt, ktorý chvália manažéri aj zamestnanci u nás aj u našich klientov. Ide o plne responzívne riešenie, ktoré plnohodnotne funguje na všetkých bežných zariadeniach a je bezpečne prevádzkované v cloude. Manažérom prináša možnosť dosiahnuť výraznú úsporu prevádzkových nákladov, ale aj viaceré nové funkčnosti. Podporuje prácu v agilných tímoch rešpektujúc organizačnú štruktúru spoločnosti, či aktuálne bezpečnostné opatrenia.

Zamestnanci si na Bookigy chvália nie len prehľadné a moderné funkčnosti. Tešia sa z možnosti rezervovať si okrem pracovného miesta aj neobsadené parkovacie miesto, o ktorého dostupnosti by inak nevedeli.

Okrem toho oceňujú efektívnejšie využitie prostriedkov, čím nepriamo prispievajú k šetreniu životného prostredia. Keďže ide o živý produkt, na ktorého rozvoji aj vďaka podnetom používateľov intenzívne pracujeme, prinesieme prostredníctvom neho ešte veľa inovatívnych postupov a nápadov.“ hovorí Richard Schwartz, obchodný riaditeľ Unicorn Systems SK.

Logo Bookigy (zdroj: Bookigy)

Aplikácia Bookigy funguje ako „software as a service“, je prevádzkovaná v cloude. To znamená, že za prevádzku, servis a rozvoj aplikácie sme zodpovední my v Unicorne. Firma teda nemá s aplikáciou spojené žiadne povinnosti, o všetko sa staráme my. Bookigy má svoju roadmapu, do ktorej priebežne dopĺňame ďalšie rozšírenia a funkcie. Roadmapa nie je nemenná, keďže chceme, aby aplikácia spĺňala hlavne požiadavky klientov z praxe. Sme otvorení nápadom a podnetom z trhu na ďalšie funkcie aplikácie Bookigy.

Tento článok vám prináša UNICORN.

Pravidlá spolupráce medzi inzerentmi a redakciou si môžete pozrieť v tomto odkaze.

Autor: Inzercia