Ak chceme maximalizovať objektivitu rozhodovacieho procesu, treba v ňom čo najviac eliminovať vplyv ľudského faktora. Pri rozdeľovaní finančných grantov od štátu či EÚ to platí dvojnásobne, na Slovensku nepochybne tiež. Riešením je maximalizovať automatizáciu dotačných schém od ich vyhlásenia, cez vypĺňanie žiadostí a ich vyhodnocovanie, až po distribúciu financií úspešným žiadateľom a kontrolu ich použitia. Moderný softvér to už dokáže.
SAP preto chce na Slovensku ponúkať svoje overené a v zahraničí už dlhodobo využívané riešenie SAP Grants Management. Čo dokáže? Všetko, čo je v skratke spomenuté v úvode textu. „Je to komplexný nástroj, ktorý výrazne zjednodušuje celý proces vyhlasovania grantov, uľahčuje žiadateľom uchádzať sa o peniaze a štátu šetrí financie a čas potrebný na manažment týchto procesov. To uľahčí dodržiavanie termínov a tým aj lepšie čerpanie prostriedkov grantov, čiže minimalizáciu prípadov, kedy poskytované peniaze prepadnú. No a samozrejme, výrazne redukuje príležitosti na ich zneužívanie či už zo strany prijímateľov, ale aj vyhlasovateľov jednotlivých výziev,“ vysvetľuje Dušan Kachaňák, expert SAP Slovensko. Pozrime sa však na jednotlivé funkcionality riešenia podrobnejšie.
Jeden pre všetko
SAP Grants Management je v prvom rade škálovateľný. Pre každý grant dokáže zabezpečiť individuálne podmienky presne definované podľa jeho špecifík. Rôzne dotačné programy tak môže používateľ spravovať pomocou jednej platformy. Tá dokáže ustrážiť, aby sa jednotlivé rozpočty neprekračovali, ich čerpanie bolo transparentné a pod kontrolou. Robí tak automaticky, čím eliminuje nadbytočné a manuálne procesy.
Najväčším kameňom úrazu pri rozdeľovaní balíka peňazí býva proces hodnotenia jednotlivých žiadostí. „Každý grant má vopred definované kritériá. Uchádzač ich pozná a pri vypĺňaní formulára ho systém sprevádza a upozorňuje, ak nesplnil niektorú z požiadaviek. Tým sa napríklad eliminujú formálne nedostatky, ktoré neraz vedú k vylúčeniu aj oprávnených žiadateľov,“ vysvetľuje Kachaňák. Následne je systém schopný vyhodnotiť projekt, prideliť mu skóre a určiť aj výšku dotácie, ktorá mu podľa kritérií prislúcha.
Správne využitie peňazí
Transparentne tak vyberá tie, ktoré najlepšie plnia zvolené podmienky. K hodnoteniu pritom dokáže využívať aj externé zdroje dát, napríklad prepojenia s katastrom. Jednoducho potom zistí, či si niekto nenárokuje dotácie pre poľnohospodárov aj na pôdu, ktorú pokrýva asfaltové parkovisko. Samozrejme každý uchádzač cez pridelený unikátny prístup vidí svoje skóre a v prípade, že je odmietnutý, sa môže odvolať.
Automatizácia priebehu grantovej schémy sa tu však nekončí. SAP dokáže bez potreby zásahu človeka zrealizovať aj vyplatenie peňazí jednotlivým projektom a na základe vopred definovaných pravidiel od nich vyžiadať aj dôkazy o ich využití v súlade s účelom. Podporuje pri tom širokú škálu rôznych foriem úhrad od záloh až po uvoľňovanie financií v jednotlivých tranžiach. Všetko je pritom integrované s rozpočtami a nehrozí tak, že by mohlo dôjsť k prekročeniu plnení.
Akákoľvek zmena zanechá stopu
„Samozrejme neexistuje softvérové riešenie, ktoré by bolo stopercentne imúnne voči zásahom človeka. No akákoľvek zmena, ktorá sa udeje pri definovaní podmienok, v priebehu hodnotenia či vyplácania peňazí, každý jeden prístup, všetko je možné spätne dohľadať. To minimalizuje hrozbu, že by niekto vedome chcel upravovať nastavenia v prospech či neprospech vybraných žiadateľov,“ dodáva Dušan Kachaňák.
SAP naviac ponúka komplexnú sadu reportovacích a analytických funkcií, ktoré môžu poskytnúť súhrnný, ale aj veľmi detailný pohľad na programy a operácie v rámci rôznych dotačných schém. Napríklad analytická aplikácia SAP Fraud Management for Public Sector môže byť použitá na vyhľadávanie a elimináciu podvodov. Používa SAP HANA a SAP Predictive Analysis na identifikáciu potenciálnych prípadov podvodu za účelom vyšetrovania.
Vo svete je už množstvo príkladov úspešného nasadenia SAP Grants Management. Napríklad holandské ministerstvo zahraničných vecí s jeho pomocou vypláca ročne miliardu eur pre neziskové organizácie. Príspevky putujú k prijímateľom automaticky, je garantovaná transparentnosť a kontrola oprávnenosti ich čerpania.
S úspechom toto riešenie využíva aj talianska Autonómna provincia Bolzano (u nás známejšia ako Južné Tirolsko). Tá ho spolu so SAP Business Technology Platform využila ako technologický základ pre celý proces od vyhlásenia výzvy, prijímania, posudzovania až po vyplácania finančných dotácií v súvislosti s opatreniami proti šíreniu COVID 19. Systém sa osvedčil a bol schopný zvládať desiatky tisíc žiadostí.
SAP Grants Management je vlastne rozšírením komplexného ERP systému SAP S/4HANA, používateľ ho môže nasadiť aj v podobe cloudového riešenia a vďaka novej licenčnej politike SAP platiť len za to, čo skutočne využíva. A aké sú jeho benefity v číslach? Podľa skúseností zo zahraničia dokáže až o 22 percent znížiť náklady na audity, o 92 percent zredukovať náklady na rôzne transakčné podprocesy a u štvrtiny najvýkonnejších organizácií skráti čas kontrolného cyklu až o 77 percent.
