Viete, kam miznú vaše peniaze? Teraz je najvyšší čas nájsť odpovede na skryté otázky.
Keď z množstva malých nákladov vznikajú veľké sumy
Japonci to nazývajú Kaizen - stav, keď optimalizáciou malých častí nastávajú veľké zmeny.
Každá firma, ktorej záleží na zdravom fungovaní, sa snaží optimalizovať svoje náklady. V čase globálnej finančnej krízy sú tie prevádzkové skloňované azda najčastejšie. No mnohokrát práve výdavky spojené s tlačou najrôznejších dokumentov sú sférou, ktorá je opomínaná.
Celkové náklady spojené s tlačou dokumentov sú zvyčajne spoľahlivo ukryté. Preto iba málo firiem má presné informácie o nákladoch súvisiacich s tvorbou dokumentov a správou zariadení. Výdavky totiž nie sú spojené len s cenou zariadenia, ale aj s jeho prevádzkou, a dajú sa pomerne dobre optimalizovať. Audit tlačiarenských a multifunkčných zariadení je určite dobrou voľbou, ale nie je dobré riešiť ho narýchlo a nepremyslene.
Odpovede na otázky
V spoločnostiach sa bežne stretávame s problémom, ako najlepšie vyriešiť tlač, kopírovanie, skenovanie či faxovanie dokumentov. Zvyčaje sú zariadenia kupované na základe požiadaviek jednotlivých oddelení firiem podľa obmedzení ich rozpočtu. Vo väčších spoločnostiach vstupuje do obstarávania centrálny nákup a garantom celého procesu býva oddelenie IT. Spotrebný materiál sa oddeleniam či jednotlivcom vydáva na základe ich potrieb. Problém však nastáva vtedy, ak sa lokálne zariadenia nemonitorujú a firma stráca prehľad o ich reálnom využívaní.
Spoločnosť Konica Minolta ponúka unikátnu konzultačnú službu iDOC (Intelligent Document Consulting), ktorá detailne mapuje všetky procesy súvisiace s tvorbou a zálohovaním papierových výstupov a umožňuje znížiť výdavky na ich produkciu až do 30 %. Vďaka iDOC-u dokáže firma veľmi presne určiť reálne výdavky na tlač dokumentov a analyzovať nielen zariadenia, ale aj používateľov. Najčastejším cieľom analýzy je zníženie nákladov, ale narastá počet spoločností, ktorým ide aj o zvýšenie bezpečnosti práce s dátami.
Proces pozostáva z troch krokov. Prvým je analýza súčasného stavu, pri ktorej sa využíva kombinácia softvérových aplikácií a osobného mapovania priamo v prostredí firmy. Výsledkom analýzy sú veľmi presné odpovede na otázky: aké náklady na tlač či kopírovanie vznikajú, aká kopírovacia a tlačová technika sa v spoločnosti nachádza, ktorí zamestnanci, na ktorom mieste a za akým účelom ju využívajú, či aká je skutočná cena jednej kópie alebo výtlačku. Analýza posúdi aktuálne kapacitné, procesné a personálne rezervy, prípadne kde a v akom množstve dochádza k zbytočnej produkcii výtlačkov.
Kľúčová je optimalizácia
V druhom kroku odborníci optimalizujú súčasný stav a navrhnú nové riešenie s prihliadnutím na požiadavky spoločnosti, ale aj reálne potreby zamestnancov. V tejto fáze iDOC navrhuje ideálny výber kopírovacích a tlačových zariadení, ako by mal systém komplexnej správy prístrojov fungovať a možnosti financovania navrhovaného riešenia. Celý proces je priebežne konzultovaný s delegovanou osobou zo strany zákazníka, čím sa vytvára spoločný projekt reflektujúci nielen zníženie prevádzkových nákladov, ale aj špecifické požiadavky každého klienta. Optimalizácia je postavená na troch pilieroch - technologickom, procesnom a kontrolnom:
- Pomocou technologického piliera získa firma vyššiu produktivitu a lepšiu výkonnosť tlačového systému, ale aj kvalitu výstupov spojenú s obnovou zastaraného tlačového parku.
- Cieľom procesného piliera je zjednodušenie a zrýchlenie práce vďaka možnostiam archivácie a zdieľania dokumentov i automatizovaným dokončovaním (zošívanie, dierovanie, brožúrovanie a pod.).
- Vďaka kontrolnému pilieru získa vedenie spoločnosti podrobný prehľad v nákladoch až na úroveň jednotlivých používateľov. Z hľadiska bezpečnosti prináša iDOC jednoduchšiu správu a zabezpečenie pred zneužitím dôverných dokumentov.
V poslednej fáze sú zariadenia, ktoré nie sú pre spoločnosť ďalej rentabilné, nahradené novšími prístrojmi. Dôraz sa kladie aj na zjednodušenie pracovných procesov, ktoré sa nerušia, ale v prípade potreby sa nahrádzajú výkonnejšími.
Všetko pod jednou strechou
Skutočným prínosom je, že iDOC centralizuje dodávateľa, konzultanta a servis do jednej organizácie. Tá je zodpovedná za technický stav zariadení, dodávku spotrebného materiálu i hospodárnosť celého procesu tlače dokumentov. Definovanie cien za stranu a možnosť rozúčtovania na organizačné jednotky poskytujú absolútnu transparentnosť nákladov.
iDOC urobí poriadok v tlačovom systéme spoločnosti. Prináša výrazné zníženie výdavkov, zvýšenie komfortu a efektivity pracovných procesov ako aj optimalizáciu tlače. Firmy získajú prehľad v nákladoch, možnosť ich plánovania a jednoduchšej správy. Rovnako dôležité je aj zabezpečenie pred zneužitím - prístup k citlivým dokumentom budú mať iba vopred definované osoby. iDOC však prispieva aj k zvýšeniu kvality produkovaných materiálov a zaručuje minimálnu starostlivosť o funkčnosť tlačového systému. A hlavne prináša podporu silného partnera - spoločnosti Konica Minolta.
Viac informácií nájdete na: www.idoc.sk
