Spracovanie účtovníctva a miezd dnes firmy realizujú dvomi základnými spôsobmi. Buď majú svoju vlastnú účtovníčku alebo si dajú účtovníctvo spracovávať externe. Pokiaľ zamestnáte vlastnú účtovníčku, potom je potrebné zabezpečiť pre jej prácu ekonomický software. Pokiaľ využijete služby externej účtovníčky, tak tá si zaobstará ekonomický software vo vlastnej réžii a jeho cenu Vám premietne do svojich služieb.
Ekonomický software dnes ponúka množstvo výrobcov a distribútorov, takže výber je široký a vybrať niekedy to správne riešenie nie je veru jednoduchá vec. Vo väčšine prípadov sa programy vo svojej podstate podobajú ako vajce vajcu, takže v mnohých prípadoch hrá úlohu najmä cena. Cena, ktorú zaplatíte za ekonomický software, sa skladá z licenčného poplatku, ktorý zaplatíte na začiatku pri kúpe programu a z ceny systémovej údržby. Systémová údržba je poplatok približne vo výške 20% z ceny licencie a oprávňuje Vás inštalovať aktualizácie programu a jeho nové verzie. To je dôležité najmä pri zmenách zákonov, ktoré sú na Slovensku pravidlom.
Iný spôsob financovania poskytuje používanie ekonomického software na princípe Software as a Service, či po slovensky Softvér ako služba. V podstate používate ekonomický software, ktorý je nainštalovaný na serveroch v dátovom centre a program používate tak, že sa pripájate k ekonomickému programu cez internet. Pri tomto spôsobe používania neplatíte žiadnu licenciu ani systémovú údržbu. Platíte pravidelný mesačný poplatok, ktorý Vám zabezpečí možnosť príslušný ekonomický software používať. V tomto poplatku máte okrem prístupu k ekonomickému software aj záruku jeho aktualizácie, takže už nemusíte inštalovať nič sami a taktiež aj záruku zálohovania dát, takže o ne neprídete v prípade poruchy.
Systém prevádzky a spoplatňovania na princípe Softvér ako služba si adoptovali najmä online typy ekonomického software, ako napríklad Humanet na adrese http://www.humanet.sk, ktoré sa pred pár rokmi na Slovensku objavili. Okrem bezstarostnej prevádzky Vám online ekonomický software poskytne aj ďalší bonus v podobe dostupnosti systému aj na tablete a smartfóne. Online ekonomický software je dostupný aj pre rôzne operačné systémy, takže okrem Windows môžete bez obmedzení používať aj Linux a Mac OS.
Online ekonomický software Humanet dokonca išiel v spôsobe výpočtu ceny až tak ďaleko, že cena nie je tvorená žiadnym fixným mesačným poplatkom, ale presne odráža rozsah dát, ktoré ste v danom mesiaci spracovali. Cena teda presne zohľadňuje skutočný počet spracovaných miezd a skutočný počet zaúčtovaných dokladov.
V prospech používania online ekonomického software na princípe Softvér ako služba hovoria celkové obstarávacie a prevádzkové náklady, bezstarostná prevádzka bez nákladov na správu IT, dostupnosť ekonomického software aj na Linuxe, Macu, tablete a smartfóne.
V neprospech hovorí naša vnútorná psychická bariéra a pocit straty kontroly nad našimi ekonomickými dátami, ktoré sú umiestnené nie priamo na mojom osobnom počítači, ale niekde v dátovom centre. Dnes už každá firma používa internet banking. Musí posielať osobné údaje zamestnancov do Sociálnej poisťovne cez internet v podobe mesačných výkazov. Musí podávať elektronicky cez internet rôzne daňové výkazy a daňové priznanie. Prečo by som sa mal obávať používať online ekonomický software, ak rovnaké dáta a informácie už aj tak prúdia po internete v podobe rôznych výkazov minimálne pre potreby Daňového úradu, Sociálnej poisťovne a banky.
Kto informácie o mojej firme získať chce, tak už dnes si ich nájde alebo jednoducho využije ten najslabší článok vo firme, ktorým vždy boli a sú zamestnanci.
Tisícky firiem a živnostníkov si už tieto skutočnosti uvedomili a preto neprekvapuje fakt, že počet priaznivcov a užívateľov online ekonomického software prudko narastá.
