SME

Digitalizácia dokumentov firmám ušetrí nielen peniaze

Papierové dokumenty ovládajú nielen štátne úrady, ale i súkromné firmy, banky a iné inštitúcie.

Formuláre, kópie, dokumenty - papier stále vládne kanceláriám. Papierové dokumenty ovládajú nielen štátne úrady, ale i súkromné firmy, banky a iné inštitúcie. Fyzickej podoby dokumentu sa pracovníci neradi vzdávajú - podľa analýzy spoločnosti Gartner priemerný zamestnanec ročne vytlačí až 400 strán a analýza spoločnosti Forrester zase hovorí o miliarde papierových kópií denne. Digitalizácia dokumentov by pritom firmám dokázala ušetriť nielen čas, ale i peniaze - účinnejšou údržbou veľkých množstiev dokumentov, optimalizáciou procesov či integráciou s inými informačnými systémami spoločnosti.

„Samotná eliminácia papiera však nestačí,“ vysvetľuje Miroslav Turčan, senior konzultant spoločnosti Atos. „Ak firma chce podstúpiť skutočnú digitálnu transformáciu, musí sa pozerať ďalej ako len na náhradu jedného média iným. Digitalizácia je len prvým krokom procesu, na konci ktorého je štandardizovaná, transparentná a auditovateľná správa celého životného cyklu dokumentov,“ hovorí odborník, ktorý sa špecializuje na systémy podnikovej správy obsahu.

Bezbolestný prechod

Dôležitým predpokladom pre úspešný prechod k digitálnej správe dokumentov je správne určenie cieľov a výber prostriedkov. Úlohu pri rozhodovaní zohráva nielen veľkosť firmy, ale i želaný výsledný stav - je rozdiel, ak firma vytvára len elektronický archív alebo či plánuje digitalizovať evidenciu pracovných postupov a výrobnej dokumentácie. Práve dôkladná vstupná analýza zabezpečí nielen to, aby sa ľudia na konci neprispôsobovali technológii, ale technológie im, ale môže ukázať i nové spôsoby získania hodnoty. Skúsený tím odborníkov dokáže zvážiť všetky pre a proti, aby bol prechod na nový systém nielen finančne výhodný, ale najmä bezbolestný.

„Prvým krokom pri digitalizácii býva zvyčajne pilotný projekt na jednom type dokumentu, na ktorom sa proces otestuje,“ vysvetľuje odborník spoločnosti Atos. „Ale pozor, digitalizácia neznamená jednoduchý sken a uloženie získaného obrázku. Z dokumentu sa pomocou rôznych moderných rozpoznávacích technológií automaticky získavajú štandardizovateľné dáta, s ktorými sa dá potom už jednoducho ďalej pracovať,“ hovorí.

Celý životný cyklus

Elektronické dokumenty sú pri správnom vedení indexované a obsahujú metadáta. Tak sa zabezpečí, že v nich možno veľmi rýchlo a jednoducho strojovo vyhľadávať. Kým pri papierových dokumentoch podľa analýzy spoločnosti IDC zamestnanci trávia týždenne niekoľko hodín hľadaním dokumentov, pri dobre spravenom elektronickom archíve je nájdenie správnej informácie otázkou okamihov. Informácie sú navyše prístupné v rovnaký čas všetkým zamestnancom podniku, ktorí k nim majú právo prístupu.

„Výhodou elektronickej správy dokumentov je úplný prehľad a starostlivosť počas ich celého životného cyklu,“ hovorí Turčan. „V každom okamihu sa dá zistiť, kde sa dokument nachádza, čo sa s ním deje, kto s ním manipuloval - od jeho príchodu do firmy, počas jeho využívania až po odchod do archívu a prípadnú skartáciu,“ popisuje výhody. Tie firmy ocenia aj pri zosúlaďovaní s novým európskym nariadením o ochrane osobných údajov GDPR.

Tento text je platenou formou reklamy. Informujte o svojej firme viac ako 2,6 milióna čitateľov Sme.sk aj vy. Bližšie informácie nájdete TU. Kontakt: internet@petitpress.sk; tel:+421 2 59 233 227.

SkryťVypnúť reklamu

Najčítanejšie tlačové správy

Najčítanejšie správy na SME

Komerčné články

  1. Špičkové pokrytie v záhrade či v pivnici? Takto internet rozšírite do každého kúta
  2. Za hranicami bytu: Ako si vybudovať dobré susedské vzťahy?
  3. Prečo vymeniť plastové vchodové dvere za hliníkové?
  4. Všetky divy sveta v privátnom lietadle dnes so zľavou 12 225 eur
  5. Wellness v prírode: máme tip, kde si na jar najlepšie oddýchnete
  6. Slováci minuli za 4 dni na dovolenky 6,4 milióna eur
  7. Do ZWIRN OFFICE sa sťahuje špičková zubná klinika 3SDent
  8. Deväť dobrých: Jarný literárny výber v denníkoch SME a Korzár
  1. Za hranicami bytu: Ako si vybudovať dobré susedské vzťahy?
  2. Výlet 2 v 1: Jednou nohou na Slovensku, druhou v Rakúsku
  3. Ahoj, TABI! Kto je záhadný digitvor?
  4. Všetky divy sveta v privátnom lietadle dnes so zľavou 12 225 eur
  5. Prečo vymeniť plastové vchodové dvere za hliníkové?
  6. Dobrovoľníci z MetLife vysadili nové stromy a kríky
  7. MISSia splnená. Projekt Kesselbauer ožíva spokojnými majiteľmi
  8. Wellness v prírode: máme tip, kde si na jar najlepšie oddýchnete
  1. Fellner otvorene: Manželka mi vyčítala, že zo mňa nič nemá 30 702
  2. Do utorka za vás uhradia polovicu exotickej dovolenky 16 528
  3. Deväť dobrých: Jarný literárny výber v denníkoch SME a Korzár 15 831
  4. Slováci minuli za 4 dni na dovolenky 6,4 milióna eur 10 726
  5. Patria medzi svetovú elitu. Slováci zariskovali a predbehli dobu 9 997
  6. Prečo vymeniť plastové vchodové dvere za hliníkové? 9 768
  7. McDonald's reštaurácia Košice Jazero ukončuje svoju prevádzku 8 802
  8. Všetky divy sveta v privátnom lietadle dnes so zľavou 12 225 eur 7 489
SkryťVypnúť reklamu
SkryťVypnúť reklamu

Neprehliadnite tiež

Objavte ako Nesto dokáže meniť susedov na silné priateľstvá.


INZERCIA 13 h

Obľubujú ho cyklisti, bežci, romantici aj fanúšikovia histórie. Cyklomost slobody je plný zaujímavostí a stojí za rodinný výlet.


22 h

Tatra banka prináša novú aplikáciu TABI určenú pre najmladších klientov.


22 h
SkryťZatvoriť reklamu