Sieť 253 čerpacích staníc SLOVNAFT, a. s., člen skupiny MOL, pracuje denne vo svojich prevádzkach so stovkami položiek. Na uľahčenie procesov elektronickej výmeny dokumentov preto používa riešenia od špecialistu EDITEL. Slovnaft tak ťaží z elektronickej výmeny dát, ktorá prispieva k zvýšeniu efektivity dodávateľsko-odberateľského procesu.
História spolupráce so Slovnaftom sa datuje do roku 2015, keď sieť čerpacích staníc Lukoil v Česku prevzala skupina MOL. Lukoil ukončil svoje aktivity v strednej Európe, pričom českú sieť odkúpila spoločnosť MOL Česká republika, s. r. o., a prevádzky veľmi úspešne transformovala na MOL CZ*. Keďže už existovali niektoré nástroje podporujúce elektronickú výmenu dokumentov, MOL CZ a sesterská spoločnosť SLOVNAFT, a. s., sa rozhodli ponechať si ich a rozšíriť ich o ďalšie moduly. Dnes je napríklad technická časť EDI (tzv. backend) siete MOL CZ spravovaná v slovenskom Slovnafte a v Česku operujú EDI koordinátori.
„Implementácia EDI v Slovnafte prebiehala takzvane na zelenej lúke. Čiže nebola potrebná migrácia z jedného systému na druhý ako v Česku. Spočiatku slúžil systém EDI iba na správu faktúr. EDITEL poskytol klientovi softvérový mechanizmus na formálne vyhodnotenie faktúr a na kontrolu elektronického podpisu (validáciu). Ide o základné matematické prepočty, napríklad či sa celková hodnota faktúry rovná sume položiek a podobne. Predchádza sa tak chybám ešte pred vstupom faktúr do centrálneho informačného systému SAP,“ uvádza Štefan Sádovský, výkonný riaditeľ spoločnosti EDITEL SK, s. r. o.
Druhým krokom projektu spolupráce so Slovnaftom a s MOL CZ bola implementácia modulu, ktorý umožňuje posielať objednávky partnerom elektronicky. Momentálne je už v plnej prevádzke. Pre predstavu: Slovnaft si počas bežného kalendárneho mesiaca vymení s partnermi približne 11 000 faktúr a asi 6 700 objednávok.
Slovnaft aj MOL CZ neustále skvalitňujú ponuku potravín a doplnkového tovaru (napr. časopisy, tabakové výrobky) prostredníctvom nového konceptu Fresh Corner. V Česku funguje pod touto značkou už vyše 100 prevádzok a na Slovensku vyše 180. Investície do konceptu sa už prejavili na náraste nepalivovej marže, ktorá prevyšuje palivovú. Vzhľadom na novú slovenskú legislatívu, ktorá zakazuje predaj retailovým prevádzkam počas 15,5 dňa v roku, sú pre zákazníkov vítanou alternatívou nákupu práve čerpacie stanice. Zásadne zdokonalené procesy vďaka EDI umožňujú Slovnaftu zvládnuť nákupné špičky aj počas dní, keď sú tradičné obchody zatvorené.
Slovnaft vyhodnotil prvé dva moduly EDI ako prínosné a spolu so špecialistami z EDITEL-u hľadal ďalšie možnosti zefektívnenia procesov. Výrazné benefity identifikoval v oblasti dodacích listov tovaru (tzv. avízo o dodaní). Bežne v praxi môže mať dodací list až okolo 300 položiek, pričom personál čerpacej stanice ich doposiaľ kontroloval ručne a zadával do informačného systému. V čase najväčšej špičky sa príjem tovaru presúval až do času po odchode vozidla dodávateľa. Dodávateľ tak nemal informáciu, či príjem prebehol v poriadku alebo sa vyskytli nezrovnalosti medzi fyzickým stavom a položkami v dodacom liste. Cieľom projektu teda bola implementácia modulu spracovania dodacích listov a generovanie elektronických príjemiek pre dodávateľa. V plnej prevádzke systému dodávateľ nemusí čakať, až mu vodiči privezú dodacie listy, softvérovo si bude vedieť porovnať príjemku so svojím dodacím listom a vystaviť faktúru. Predíde sa vzniku napríklad rôznych dobropisov. Vďaka archívu EDI od spoločnosti EDITEL bude môcť Slovnaft celý obchodný prípad, teda objednávku, dodací list, súvisiacu faktúru a dobropis či ďalšie nadväzné dokumenty, sledovať v jednom prehľadnom softvérovom riešení.
„Jedným z našich pilotných partnerov EDI je náš výhradný logistický partner a zároveň dodávateľ – PF Distribution, a. s., zásobujúci celú sieť čerpacích staníc Slovnaft veľkou časťou produktov z našej ponuky pre zákazníkov. Na tomto exemplárnom príklade sme si overili pripravenosť celého projektu a aj vďaka profesionálne vykonanej práci zo strany EDITEL-u som presvedčený, že sa nám v krátkom čase podarí dosiahnuť očakávané ciele,“ komentoval spoluprácu Ing. Roman Rybanský, Head of Enterprise Application Management, Information Technology, SLOVNAFT, a. s.
Elektronická výmena dokumentov (EDI) pomáha automatizácii procesov. Personál čerpacích staníc sa môže pokojne venovať obsluhe zákazníkov, nemusí myslieť na zložitý príjem tovaru a na kontrolu položiek. Predíde sa tak aj rozdielom medzi dodaným a skutočne prijatým tovarom. V budúcnosti bude otestovaný proces EDI nasadený u ďalších partnerov a dodávateľov Slovnaftu. Š. Sádovský dodáva: „Klient tiež zvažuje nasadiť modul EDI „reklamácie“, ktorý bude pokrývať nezrovnalosti zistené pri príjme tovaru. Ďalšou nadstavbou je napríklad overovanie lehoty trvanlivosti potravín.“
* Na Slovensku 19 čerpacích staníc Lukoil odkúpila maďarská spoločnosť Norm Benzinkút a v súčasnosti sieť prevádzkuje Normbenz Slovakia, s. r. o., ktorá je tiež zákazníkom EDITEL.
--------------------------------------------------------
SLOVNAFT, a. s., je rafinérsko-petrochemická spoločnosť s ročným spracovaním 6 miliónov ton ropy. Od roku 2004 je SLOVNAFT, a. s., súčasťou najvýznamnejšej stredoeurópskej integrovanej ropnej skupiny – Skupiny MOL. Spoločnosť SLOVNAFT, a. s., disponuje najväčšou maloobchodnou sieťou v rámci Slovenska zameranou na predaj motorových palív a mazív a na poskytovanie širokej škály služieb motoristom vrátane predaja potravín, kávy, snackov a nápojov. V súčasnosti má 253 prevádzok.
EDITEL SK, s. r. o., sa špecializuje na EDI (Electronic Data Interchange). Pomáha spoločnostiam dosiahnuť najvyššiu možnú úroveň automatizácie medzifiremných komunikačných procesov. Na trhu pôsobí od roku 2007. K významným klientom patria napríklad SLOVNAFT, OMV, Agip, Rajo, Zvolenská mliekareň, COOP Jednota Slovensko, United Bakeries a I.D.C. Holding. Skupina EDITEL pôsobí v dvadsiatich krajinách.
